Embuild Oost-Vlaanderen is met 3.000 leden de grootste en meest representatieve lokale sectorvertegenwoordiger van de bouw, actief in alle activiteiten en technieken van de brede bouwsector.

Als professionele partner van het bouwbedrijf waken wij over de belangen van de sector, bieden ondersteuning, en geven opleiding, advies en begeleiding aan onze aangesloten leden. We bedienen een breed scala van bedrijven; zowel grote bouwbedrijven als kmo's en zelfstandigen.

Wij zijn op zoek naar een hands-on medewerker onthaal en administratie om ons team te versterken. De ideale kandidaat beschikt over een vriendelijke en professionele uitstraling en is een administratieve duizendpoot die ook graag de handen uit de mouwen steekt.

Verantwoordelijkheden

Onthaal

• Ontvangen, begroeten en doorverwijzen van bezoekers aan de balie.
• Beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken. Je beheert het algemeen nummer van Embuild Oost-Vlaanderen. Je bent verantwoordelijk voor de telefonie en het organiseren van de permanentie bij eigen afwezigheid.
• Verstrekken van basisinformatie aan bezoekers en bij telefonische contacten.

Administratieve opdrachten

• Beheer van inkomende en uitgaande post en e-mails. Je beheert de algemene inbox van Embuild Oost-Vlaanderen.
• Algemene administratieve ondersteuning van de directie, o.a. agendabeheer, het maken van afspraken, reserveren van restaurants, boeken van hotels, …
• Organiseren van vergaderingen, o.a. bestuursorganen van de verschillende vzw’s (het versturen van de (outlook)-uitnodiging met agenda, verslag en andere bijlagen, opmaken aanwezigheidslijst en opvolgen aanwezigen, bestellen zalen en catering).
• Opmaken bestelbonnen, en plaatsen en opvolgen van bestellingen, o.a. in het kader van het gebouwenbeheer.
• Uitvoeren van ad-hoc administratieve taken.

Logistieke ondersteuning seminariecentrum

• Klaarzetten en ombouwen van zalen voor vergaderingen en opleidingen, inclusief opstellen van stoelen, tafels en apparatuur.  Assisteren bij het opruimen en terug in oorspronkelijke staat brengen van zalen na gebruik. Klaarzetten en afruimen van buffet en koffiecorner.
• Klaarleggen didactisch materiaal.
• Waken over orde en netheid van de zalen, foyer, koffiecorner en bar.
• Mee opvolgen van cateringdiensten en andere logistieke ondersteuning binnen het seminariecentrum (barmedewerkers, traiteurs, poetsploeg, ...)

 

Profiel

• Je hebt minimum je middelbaar onderwijs of een graduaatsopleiding voltooid, en je beschikt over minstens 2 jaar stabiele en relevante werkervaring in een administratieve of organisatorische rol.
• Je hebt uitstekende communicatie- en klantenservicevaardigheden. Je bent klantgericht en dienstverlenend ingesteld.
• Je hebt uitstekende kennis van MS Office (o.a. Outlook, Word, Excel). Kennis van Teams is een pluspunt.
• Je beschikt over organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren.
• Je bent fysiek in staat om meubels (stoelen, roltafels en modulaire wanden) te verplaatsen.
• Je spreekt en schrijft vloeiend in het Nederlands en je kan telefoongesprekken in het Frans afhandelen.

 

Arbeidsregeling

• Onze kantoren en het seminariecentrum zijn gelegen in Zwijnaarde. Je neemt plaats aan de balie in de inkom van het seminariecentrum.
• Je werkt voltijds in een 40-urenweek met 12 compensatiedagen op jaarbasis. Een 4/5de-tewerkstelling is bespreekbaar.
• Je werkt tijdens de kantoortijden van Embuild Oost-Vlaanderen: van 8u30-12u30 en van 13u tot 17u.
• Er is gedeeltelijke collectieve sluiting tijdens het bouwverlof.

 

Ons aanbod

• Wij bieden jou een gevarieerde en afwisselende job in een aangename werkomgeving met toffe collega’s.
• Je komt terecht in een uitdagende en dynamische werkomgeving binnen een gerenommeerde werkgeversorganisatie.
• Je kan rekenen op een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen.

 

Word jij onze nieuwe collega? Aarzel niet en solliciteer vandaag nog ter attentie van Lut Lambert.